Gestão de frota de caminhão: como reduzir custos de logística?

Um dos desafios do setor de transporte é aprimorar a gestão de frota de caminhão. Para reduzir os custos e maximizar os lucros sem comprometer a qualidade do serviço é preciso muito mais que cortar gastos. Nesse sentido, conhecer de perto o setor, investir em tecnologias e capacitações, além de contar com planejamento e estratégia financeira é indispensável.

Além disso, a gestão adequada vai da aquisição dos caminhões ao controle do sistema de abastecimento e manutenção dos veículos. O motorista, que é o colaborador fundamental, também não pode ser esquecido.

Por esses e outros motivos, elaboramos para você um artigo com os principais pontos sobre o tema! Acompanhe!

Como aprimorar a gestão de frota de caminhão para reduzir custos?

O primeiro passo para alcançar o sucesso é ter conhecimento acerca das especificidades do negócio. É necessário saber exatamente quais os tipos de cargas transportadas, as distâncias percorridas, prazos a cumprir e o tempo gasto para a realização de todo o processo. Estar ciente desses elementos permitirá uma visão geral do negócio e auxiliará na escolha correta do caminhão e do motorista.

Estudar o negócio evitará que você incorra na famosa tentativa e erro (o que gera honorários). Busque conhecimentos de diversas maneiras e, sempre que for preciso, consulte especialistas. Lembre-se que o conhecimento é um investimento e ele poderá diminuir consideravelmente os gastos se for bem utilizado.

Também é válido ressaltar que reduzir os custos não significa optar pelo mais barato ou cortar gastos indiscriminadamente. O diagnóstico preciso do que pode ser retirado ou substituído deve vir acompanhado da dimensão e do desempenho da operação.

Além disso, a logística adequada deve contar com metas e submetas realistas para alcançar os resultados satisfatórios. Muitas vezes, para reduzir os custos a médio e longo prazo é preciso investir.

Faça uso de softwares

A grande aliada da gestão de frota de caminhão é a tecnologia. Existem ferramentas desenvolvidas para auxiliar os frotistas e os motoristas. Tecnologias (Big Data) conectadas ao software (ERP) da empresa permitem o acompanhamento e o fornecimento de informações, como: número de caminhões, entrada e saída de veículos, quantidade de combustível consumido por quilômetro, percentual de diminuição do consumo, preço por litro, entre outros.

Além da utilização de softwares especializados, a construção de planilhas, tabelas e gráficos com dados quantitativos e qualitativos também são ferramentas valiosas. Elas possibilitam a confecção de relatórios gerenciais, visualização dos gastos e investimentos e a identificação de possíveis melhorias. A posse desses dados permite maior efetividade e reduz o tempo necessário para as tomadas de decisões.

As planilhas poderão ser alimentadas com dados relativos ao gasto de combustível, quilometragens, demandas dos clientes, despesas com manutenção e remuneração dos colaboradores, pagamentos a pedágios, investimentos realizados, seguros, etc. Com a utilização das planilhas, o controle do fluxo financeiro será preciso e detalhado.

Promova o monitoramento por câmeras

Como já foi destacado, o uso da tecnologia é imprescindível na gestão de frota de caminhão. O sistema de monitoramento por câmeras permite a atualização constante do fluxo de dados. Já as informações coletadas, podem ser utilizadas para otimizar o desempenho nas viagens posteriores.

A presença das câmeras permite também a melhor interação entre a empresa e o cliente. Ao acompanhar os motoristas, torna-se possível informar aos interessados a situação atualizada das cargas.

Outro fator que torna as câmeras um instrumento importante é a segurança. O monitoramento em tempo real oferece aos frotistas a possibilidade de acompanhar o motorista e auxiliá-lo quando necessário.

Pensar na segurança como redução dos custos é uma forma de preservar o seu patrimônio e as cargas transportadas. Já não é novidade a crescente de roubos, acidentes e extravios. Saber exatamente o que está ocorrendo permite a rápida intervenção e a identificação dos envolvidos.

Realize o cálculo da rota e a utilização do GPS

O planejamento adequado do trajeto é capaz de proporcionar a redução de custos a curto, médio e longo prazo, além de melhorar a qualidade da prestação de serviços (menor tempo de entrega e maior resolutividade). Escolher a melhor rota reduz os custos de toda operação.

A escolha correta pode ser feita com o uso do GPS. Dessa forma, será possível encontrar o menor trajeto e consultar os percursos já realizados, uma vez que eles têm sistemas de armazenamento.

O uso do GPS também pode ser combinado com outros dispositivos de navegação, assim o motorista obterá informações atualizadas sobre acidentes, congestionamentos, entre outros inconvenientes.

Use cartões automáticos para pedágios

A otimização do tempo é decisiva na gestão da frota de caminhão. Livrar os condutores das filas dos pedágios agiliza o deslocamento, economiza combustível e minimiza o desgaste psicológico das viagens. Assim, automatizar os pagamentos dos pedágios melhora o controle financeiro.

Usando os cartões é possível abandonar os pagamentos em dinheiro, o acúmulo de notas e o ressarcimento dos motoristas. Eles foram criados também para aprimorar a qualidade da gestão, já que permitem o controle preciso. Alguns programas de cobrança automática oferecem condições especiais e descontos, vale a pena conferir.

Efetue a manutenção periodicamente

Uma das principais maneiras de evitar gastos é ficar de olho na gestão da manutenção dos caminhões. Invista na manutenção preventiva e na escolha correta dos insumos. O valor da manutenção preventiva geralmente é inferior aos reparos necessários e um bom planejamento é evitar que mais de um caminhão permaneça parado para manutenção por vez.

Preste atenção ao estado dos caminhões e verifique se é viável substituí-los. Considere a eficiência do veículo e coloque na ponta do lápis os gastos e os lucros gerados por cada um.  A saúde financeira da empresa está diretamente ligada à gestão da manutenção, portanto, os gastos devem ser antevistos para prevenir a ociosidade dos veículos.

Anote todas as despesas durante um período e reveja o que for necessário. Para aqueles que possuem oficina própria, uma alternativa para aperfeiçoar a gestão é a terceirização da manutenção. Pondere a viabilidade de confiar os reparos a uma outra empresa e mantenha apenas o indispensável na sua oficina.

Monitore o abastecimento, além do desgaste e substituição dos pneus. Confira a compatibilidade entre a quilometragem rodada e os custos. Para economizar, atente-se às ofertas do mercado, busque o melhor custo-benefício e, se possível, construa parcerias financeiramente viáveis.

Promova a capacitação dos colaboradores

Os condutores estão diretamente relacionados à excelência da gestão da frota. Investir em capacitações estreita as relações entre os gestores e os motoristas, tornando comum o ideal da empresa. Esse tipo de investimento amplia a segurança, os cuidados dos motoristas com os caminhões e fomenta iniciativas de direção adequada.

Profissionais informados dirigem de modo seguro, econômico e evitam os vícios de direção que geralmente acarretam gastos, como descansar o pé na embreagem e conduzir o caminhão na marcha lenta. Tais hábitos aumentam o desgaste das peças, o consumo de combustível e reduzem a vida útil do motor e da transmissão.

Os treinamentos não devem ser restritos às questões relativas às viagens. É fundamental garantir a qualidade de vida dos motoristas. Portanto, investir em conhecimentos sobre a relação da saúde com o trabalho, alimentação e hábitos de vida podem trazer diversas vantagens à empresa.

Estas são as principais informações sobre a diminuição de gastos relacionados à gestão da frota de caminhão. Agora que você as conhece, pode utilizá-las no seu negócio para reduzir os custos e otimizar os lucros!

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