Como calcular o KM rodado e como impacta na gestão de caminhões?

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Sabemos que dispor de uma boa gestão financeira é essencial para qualquer empreendimento que deseja crescer e consolidar-se no mercado em que atua. Sendo assim, é de suma importância que o gestor direcione sua atenção para alguns fatores, que, apesar de parecerem simples, fazem toda a diferença no lucro da empresa. Esse é o caso, por exemplo, do KM rodado de um caminhão.

Para empresas que trabalham com frotas de caminhões (ou, até mesmo, para caminhoneiros autônomos), calcular o custo do KM rodado é fundamental para garantir um planejamento financeiro mais preciso. Isso porque essa ação permite que o gestor tenha uma noção real dos seus lucros, além de servir como base para a precificação mais justa dos seus serviços.

Por esse motivo, se você não tem o hábito de calcular o KM rodado dos caminhões da sua empresa, saiba que há grandes chances de perder dinheiro. Sabendo disso, preparamos este artigo para mostrar como é possível fazer o cálculo do KM rodado do caminhão e como aplicá-lo como indicador na gestão de frota de caminhões. Acompanhe a leitura!

O que significa calcular o KM rodado do caminhão?

Calcular o KM rodado de um caminhão significa saber quanto que o motorista gastou, tanto em tempo quanto em recursos, para chegar até o seu destino final. Sendo assim, o cálculo consiste em multiplicar o KM rodado pelo valor dos gastos realizados a cada quilômetro. 

Sabemos que existem despesas, como o combustível, que variam de região para região, por isso, é ideal que os itens que farão parte do valor do cálculo sejam atualizados constantemente. Além disso, é importante fazer isso juntamente à equipe, a fim de evitar qualquer tipo de desentendimento. 

Por que é essencial fazer esse cálculo?

A partir do momento em que a empresa passa a calcular o KM rodado dos caminhões, ela garante maior controle das suas despesas. Para você ter uma ideia, além de reduzir as chances de haver contratempos e falhas durante a entrega e provocar a insatisfação do cliente, por meio desse cálculo, você consegue:

  • reduzir custos operacionais;
  • eliminar os riscos de prejuízos;
  • otimizar a logística;
  • melhorar a roteirização;
  • ter mais clareza nas despesas;
  • aumentar os lucros;
  • garantir maior controle das suas ações.

Como o cálculo pode ser feito efetivamente?

Apesar de ser uma conta simples, calcular o KM rodado do caminhão envolve diversos fatores que influenciam a precisão do resultado. Sendo assim, o primeiro passo é separar as despesas fixas das variáveis.

Despesas fixas

As despesas fixas não variam, independentemente da demanda da empresa. Ou seja, são gastos fixos com valores já determinados. Podemos citar como exemplos:

  • os seguros;
  • a depreciação dos veículos;
  • o pagamento de IPVA, de licenciamento e do Seguro Obrigatório (DPVAT);
  • o sistema de rastreamento;
  • a remuneração dos motoristas.

Os gastos com pedágios também estão incluídos nas despesas fixas. No entanto, esse custo pode aumentar ou diminuir conforme a distância percorrida. Vale ressaltar que algumas empresas recorrem aos convênios oferecidos pelas próprias instituições autorizadas para realizar esse tipo de cobrança, com o objetivo de reduzir o valor total do recolhimento e, em determinados casos, até agilizar a viagem.

Despesas variáveis

As despesas variáveis, como o próprio nome já sugere, são os custos que variarão conforme o caminhão é utilizado. Nesse caso, podemos citar como exemplos o combustível, as manutenções, a aquisição de pneus e o reembolso de gastos extras.

Feita a separação dos custos fixos dos variáveis, chegou o momento de realizar o cálculo do KM rodado. Essa apuração pode ser feita em três passos. Veja só:

  1. faça a soma de todos os gastos fixos mensais;
  2. faça a soma de todos os gastos variáveis realizados durante o mês. Para isso, é de suma importância que todos os cupons fiscais, principalmente os de combustíveis, sejam guardados, a fim de facilitar esse processo;
  3. calcule o custo do KM rodado. Para isso, você deve somar os valores referentes aos custos fixos e variáveis e, em seguida, dividir o resultado pela quantidade de quilômetros rodados.

Para você entender como funciona esse passo a passo na prática, basta imaginar o seguinte exemplo: em uma empresa que trabalha com frota de caminhões, os gastos no mês de novembro foram de R$ 10.000 em custos fixos e R$ 6.000 em custos variáveis, resultando em um total de R$ 16.000.

A distância percorrida nesse mesmo período foi de 8.000 KM. Sendo assim, para calcular o custo por KM rodado, o gestor dessa empresa deve dividir R$ 16.000 por 8.000 KM, o que resultará em R$ 2 por KM rodado.

Esse cálculo é usado para verificar se os valores cobrados por KM para as frotas de caminhão estão muito abaixo da média cobrada pela concorrência ou se estão cobrindo os custos e gerando renda. 

No entanto, é possível que haja algumas alterações nos itens que devem ou não ser calculados. Isso porque dependerá da função exercida como profissional — ou seja, se você é um caminhoneiro autônomo, agregado ou frotista. Por isso, fique atento a esse fator, combinado?

Outro ponto que precisa ser levado em consideração, caso você tenha uma frota de caminhões, é a ajuda que um software de gestão para realizar esses cálculos pode oferecer. Apesar de ser uma operação bastante simples, ela pode se tornar um grande desafio se você tiver que fazê-la para uma quantidade significativa de veículos.

Como pode ser aplicado como indicador na gestão de caminhões?

Além de ser usado para verificar os gastos realizados durante o mês, o cálculo do KM rodado pode ser aplicado como indicador na gestão de caminhões com o objetivo de medir os resultados e, assim, analisar o que está gerando lucro ou não para a empresa. Afinal de contas, ele pode ser utilizado para:

  • fazer o cálculo do valor do frete; 
  • acompanhar as datas de abastecimento; 
  • saber as datas de revisões; 
  • identificar o rendimento na estrada; 
  • saber os custos do mês; 
  • conhecer a depreciação do veículo; 
  • saber quando é necessário fazer manutenção.

Portanto, com base nessas informações, fica clara a importância de calcular o KM rodado dos caminhões da sua frota, já que as consequências para quem negligencia essa prática — ou a desenvolve de forma incorreta — podem afetar (e muito!) a estabilidade financeira da sua empresa.

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